Hosted Exchange 2010 מדריך טריפל סי מחשוב ענן בע"מ.

Transcription

1 מדריך Hosted Exchange 2010 עמוד מספר 1

2 תוכן עניינים אודות שירות 9... Hosted Exchange 2010 הגדרות DNS הכרחיות להתחלת עבודה עם השירות...9 מציאת פרטי הדומיין/ מציאת ה- registrar של הדומיין... 7 כניסה לממשק הניהול... 8 שיוך Domain לשירות...4 בחירת subscription הפעלת שירות אנטיוירוס + אנטיספאם 10...)Postini( עבודה עם שירות אנטיוירוס + אנטיספאם( Postini )...10 קניית והפעלת שירות MXLogic Security עבודה עם שירות MXLogic Security שינוי הגדרות ממשק הניהול...18 ניהול דואר חסום mail( )Quarantined...01 ניהול רשימות...00 Allow/Deny הפעלת שירות Spam Experts Security ניהול שירות Spam Experts Security ניהול רשומות...05 DNS יצירת והגדרת תיבות מייל...09 הרשאות Send as / Send on behalf עבודה עם אנשי קשר / Contacts ורשימת כתובות ארגונית (Global Address List) עבודה עם רשימות תפוצה / lists...97 Distribution תיקיות ציבוריות / Folders Public כניסה לתיבת הדואר דרך OWA (Outlook Web Access) הגדרת סנכרון Active sync לטלפונים חכמים הגדרת סנכרון ל- iphone :...07 הגדרת מכשירי Android שחזור פריטים שנמחקו מתיקיית פריטים שנמחקו / Items...77 Deleted הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange עם Autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת - Exchange 2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange עם Autodiscover עמוד מספר 2

3 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange 2010 הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange 2010 ידני POP3/IMAP מיגרציה למידע )מיילים, אנשי קשר ולוח שנה( מפרופיל המייל הישן לשרת של טריפל סי מיגרציה באווטלוק יצירת קובץ PST בחשבון הישן העברת המיילים, אנשי הקשר ופרטי לוח השנה לקובץ ה- PST הגדרת התיבה החדשה בפרופיל חדש הגדרת קובץ ה- PST בפרופיל החדש והעברת המידע מיגרציה באווטלוק יצירת קובץ PST ב Outlook העברת המידע לקובץ PST 0. הגדרת התיבה החדשה בפרופיל חדש הגדרת קובץ ה- PST בפרופיל החדש והעברת המידע הגדרת Default Adress Book הפעלת סנכרון )מהשרת אל האווטלוק( בשלבים יצירת קשר עמוד מספר 3

4 אודות שירות Hosted Exchange 2010 Exchange 2010 הינו שרת מייל מבית מיקרוסופט. שירות Hosted Exchange של טריפל סי עונה על כל צרכי העסק בתחום ה- Messaging. יכולות השירות כוללות בין השאר שיתוף יומנים, שיתוף מידע בעזרת תיקיות ציבוריות Folders(,)Public יכולת עבודה מרחוק ויכולת שחזור מייל שנמחק עד 19 יום אחורה. גישה אל התיבה ניתנת ממגוון נתיבים: כגון דרך תוכנת ה- Outlook, גישה דרך דפדפן אינטרנט באמצעות Access) OWA (Outlook Web וסנכרון לטלפון החכם. הגדרות DNS הכרחיות להתחלת עבודה עם השירות כדי שנוכל להתחיל ולקבל מיילים אל התיבות שלנו נצטרך ליצור רשומות MX ב- DNS אשר יפנו את המיילים לשרת של טריפל סי. כעת נתעמק בשני המצבים האפשריים הנוגעים לניהול :DNS הלקוח רכש דומיין חדש דרך טריפל סי. במקרה כזה הדומיין יוגדר אוטומטית בפנאל הניהול. מה שנותר לעשות הוא להפעיל את שירות Postini על מנת ליצור את רשומות ה- MX. פעולה זו הכרחית לטובת התחלת עבודה עם השירות. אנא בצעו את ההוראות המפורטות כאן על מנת להפעיל את השירות. ללקוח Domain קיים הרשום אצל registrar אחר. במקרה זה ניתן להעביר את ניהול ה- DNS אל שרתי ה- NS של טריפל סי. אחסון רשומות ה- DNS תחת השרתים של טריפל סי מאפשר לכם לנהל באופן עצמאי לחלוטין את רשומות ה- DNS בעזרת פאנל הניהול שלנו. כדי לשנות את שמות שרתי ה- NS יש ליצור קשר עם ה- registrar )כיצד למצוא את ה- registrar?( הנוכחי ולשנות את שרתי ה- NS לשרתים הבאים:.1.0 ns1.ccccloud.com ns2.ccccloud.com שימו לב: תהליך העברת דומיין בין שרתי DNS יכול לקחת עד 09 שעות. עמוד מספר 4

5 חשוב מאוד: יש ליצור את כל רשומות ה- DNS הקיימות כרגע תחת שרתי ה- NS של טריפל סי. הסבר מפורט על ניהול רשומות ה- DNS בפאנל הניהול נמצא בהמשך המדריך )לחץ כאן(. במידה ואינכם מעוניינים בהעברת ניהול ה- DNS אל טריפל סי יש ליצור MX Records חדשים בשרתי ה- DNS המאכסנים את הדומיין כיום, אשר יפנו אל שרת המייל של טריפל סי. לכל לקוח במערכת מוקצות רשומות MX ייחודיות. יש להחליף את שם הדומיין בתוך הכוכביות )**DOMAIN**( בשם הדומיין של הלקוח ואז להוסיף את הרשומות ב- DNS : MX **DOMAIN** 10 **DOMAIN**.s200a1.psmtp.com MX **DOMAIN** 20 **DOMAIN**.s200a2.psmtp.com MX **DOMAIN** 30 **DOMAIN**.s200b1.psmtp.com MX **DOMAIN** 40 **DOMAIN**.s200b2.psmtp.com לדוגמא: אם שם הדומיין שלי הוא company.co.il ה- Records MX שלי ייראו כך: MX company.co.il 10 company.co.il.s200a1.psmtp.com MX company.co.il 20 company.co.il.s200a2.psmtp.com MX company.co.il 30 company.co.il.s200b1.psmtp.com MX company.co.il 40 company.co.il.s200b2.psmtp.com כמו כן, רצוי מאוד להוסיף גם את רשומת ה- CNAME הבאה, המאפשרת הגדרת פרופיל באווטלוק בצורה אוטמוטית )Autodiscover( ובנוסף מאפשרת עבודה תקינה עם האווטלוק והאופציות המתקדמות של שרת המייל: CNAME autodiscover.**domain** autodiscover-redirect.ex.ccccloud.com שימו לב: גם כאן יש להחליף את הכיתוב **DOMAIN** בשם הדומיין של הלקוח. חשוב מאוד: תנאי הכרחי להתחלת עבודה תקינה הוא הפעלת שירות אנטיוירוס אנטיספאם )Postini( בפאנל הניהול. אנא בצעו את ההוראות המפורטות כאן על מנת להפעיל את השירות. עמוד מספר 5

6 מציאת פרטי הדומיין/ מציאת ה- registrar של הדומיין כדי לברר פרטים על הדומיין שלנו נכנס לכתובת הבאה: נחבר באופציה הראשונה Dossier :Domain נכניס את שם הדומיין שלנו במקום המתאים ונלחץ על :GO עמוד מספר 6

7 אחרי כמה שניות יופיעו התוצאות כמו בדוגמא הבאה: )החלקים הרלוונטים מוקפים באדום( Registrar שרתי ה- NS עליהם יושב הדומיין עמוד מספר 7

8 רשומות ה- DNS המשוייכות לדומיין נוכל לראות פרטים מרובים לגבי הדומיין שלנו, אך מה שמעניין אותנו כרגע הם שלושת הסעיפים המוקפים באדום: שם ה- registrar אשר רשם את הדומיין, שמות שרתי ה- NS בהם הוא מאוחסן, ו- DNS Records המשוייכים לדומיין זה. במידה ואנחנו מעוניינים להעביר את ניהול הדומיין לטריפל סי, נעתיק את הרשומות הקיימות מרשימה זאת וניצור אותן מחדש בפאנל הניהול )תהליך יצירת הרשומות מפורט כאן(. כניסה לממשק הניהול עמוד מספר 8

9 כדי להתחיל לעבוד עם השירות נצטרך לבצע כמה פעולות בפאנל הניהול כמו הגדרת דומיין עבור השירות, יצירת תיבות, יצירת רשימות תפוצה, אנשי קשר ארגוניים וכ'ו. בדפדפן האינטרנט הקש את הכתובת הבאה: כיום הדפדפנים התומכים בממשק הניהול הם: Internet Explorer 6, 7, 8 Mozilla Firefox 2.x, 3.x. Safari 3.x Opera 8.5, 9.x Google Chrome 0. הכנס את שם המשתמש והסיסמא ולחץ על.login כעת נבדוק האם משוייך Domain אל השירות. במידה ולא נשייך אותו באופן ידני. שיוך Domain לשירות נבחר בתפריט All Domains ונבחר את שם הדומיין הרלוונטי אשר יהיה ה- Extension )מה שבא אחרי ה-@ בכתובת המייל( של כתובות המייל, לדוגמא אם כתובת המייל הרצוייה שלי היא :2010.ccc-cloud.com אני אבחר בדומיין test@2010.ccc-cloud.com עמוד מספר 9

10 כעת במסך שנפתח נחפש את שורת ה- Hosting.Mail אם ליד שורת Mail Hosting Type מופיע Exchange" "Microsoft אז הדומיין כבר משוייך לשירות ואפשר לעבור לשלב הבא. במידה ומופיע הכיתוב "None" יש ללחוץ על :Add hosting לבחור בשדה הראשון ב- Exchange Microsoft ובשדה השני לבחור ב :Exchange עמוד מספר 11

11 לסיום יש ללחוץ על Next ולאחר מכן על :Finish כעת נבחר ב- subscription בשם "2010 "Hosted Exchange )איך לבחור.)?subscription במידה ורכשת רק subscription )חבילת שירות( אחד, אין צורך לבחור בו משום שהוא זה שיעלה באופן דיפולטיבי כאשר תכנסו למערכת. בחירת subscription חשבון יכול להכיל בתוכו כמה subscriptions )שירותים( מסוגים שונים. ניתן לעבוד עם subscription אחד בלבד בכל פעם. כדי להתחיל לעבוד על subscription יש לבחור אותו באופן הבא: 1. לחץ עלSubscription. עמוד מספר 11

12 תוצג בפניך רשימת ה- subscriptions שברשותינו. לחיצה על אחד השירותים תכניס לתוכו: אותנו.0 הפעלת שירות אנטיוירוס + אנטיספאם )Postini( הפעלת שירות האנטיוירוס + אנטיספאם הכרחית על מנת שהמערכת תיצור את רשומות ה- MX הרלוונטיות ללקוח. יש להפעיל את השירות לפי ההוראות הבאות: כדי להפעיל את השירות יש להכנס לחוצץ עליון בשם More Services וללחוץ על Postini .Activate ושם יש ללחוץ על כפתור security נשים לב שסטטוס השירות נמצא ב- Activating )סימן קריאה צהוב(. נלחץ על הכפתור refresh בצד הימני העליון של המסך עד שהסטטוס יהפוך לירוק: עמוד מספר 12

13 עבודה עם שירות אנטיוירוס + אנטיספאם (Postini) כדי להפעיל את השירות יש לבצע את ההוראות המפורטות בסעיף הקודם. לאחר הפעלת השירות אין צורך לבצע שום פעולה. השירות פועל מיד לאחר הפעלתו, אם זאת ניתן לבצע שינויים וקונפיגרציות בשירות כמפורט להלן. כדי לשייך תיבות לשירות יש ללחוץ בעמוד של Postini Security על Recipients ולאחר מכן ללחוץ על.Add Recipient עמוד מספר 13

14 כדי להתחבר לממשק ה- web של פוסטיני יש להכנס לתוך התיבה הרצויה מתוך הexchange ולבחור בלשונית.Protection בתחתית העמוד יופיע לינק המקשר לעמוד הניהול של פוסטיני לתיבה הנבחרת. לאחר לחיצה על הלינק נגיע לעמוד הבא: אם נלחץ על My Settings בצידו הימני עליון של העמוד נוכל להגדיר רשימת שולחים בטוחים senders( )Approved ורשימת שולחים חסומים senders(.)block נוכל להגדיר את האופציה Manage junk filter המאפשרת לנו לקבוע את רמת הקשיחות בה יסונן הדואר מסלחני ועד עמוד מספר 14

15 לאגרסיבי ביותר. ניתן לקבוע גם ניקוד באופן פרטני לקטגוריות מסוימות של ספאם על ידי לחיצה על :Show category filters כדי לשחרר מייל שנעצר ב- postini נלחץ על כפתור Deliver הצמוד לאותו מייל. עמוד מספר 15

16 קניית והפעלת שירות MXLogic Security שירות MXLogic Security מספק הגנה נגד וירוסים וספאם לדואר אלקטרוני נכנס.)Inbound( שימו לב: בעת קניית/שדרוג שירות Exchange עם MXLogic Security יש לוודא כי מספר תיבות המייל שווה למספר רשיונות.MXLogic בעת קניית השירות ולאחר יצירתו המערכת תפעילו באופן אוטומטי. רשומות ה- MX יווצרו באופן אוטומטי וניתן לראותן תחת שם הדומיין בתפריט.All Domain במידה וה- DNS שלכם מנוהל בשרתי ה- NS של טריפל סי אין צורך להוסיף על ההגדרות שהמערכת מגדירה באופן אוטומטי, ניתן להתחיל לעבוד. במידה וה- DNS שלכם מנוהל בשרתי NS חיצוניים יש ליצור את רשומות ה- MX באופן ידני שם. כדי לראות את הרשומות יש להכנס לתפריט All Domains )להוראות לחץ כאן(. את רשומות ה- MX הללו יש ליצור בשרתי ה- NS של הספק החיצוני, במידה ומנוהל על ידיו. עבודה עם שירות MXLogic Security לכל תיבת מייל שתיצרו דרך פאנל הניהול יוצמד אוטומטית שירות ההגנה של,MXLogic במידה ורכשתם אותו. המערכת תיצור משתמש במערכת הניהול של שירות MXLogic באופן אוטומטי לאחר שהמשתמש הזה קיבל 8 מיילים לפחות. לאחר שקיבל לפחות 8 מיילים לתיבה יווצר משתמש במערכת והמשתמש יוכל לבצע התחברות למערכת זו באופן הבא: עמוד מספר 16

17 יש להכנס לאתר בכתובת: במסך הבא נלחץ על password?" :"Forgot your password or need to create a במסך הבא נזין את כתובת המייל שלנו ונלחת על :Next נקבל את המסך הבא, המסביר לנו כי יש לבדוק את תיבת המייל שלנו עבור דואר חדש הנשלח מהמערכת: נכנס לתיבת המייל שלנו ולאחר מכן נכנס למייל הנשלח מהכתובת הבאה: McAfeeSaaSAdmin@mcafee.com בתוך המייל נמצא לינק, נלחץ עליו: נקושר אל העמוד הבא, בו נתבקש לבחור סיסמא. נקיש אותה פעמיים ונלחץ על :Sign In עמוד מספר 17

18 במסך הבא נתבקש לבחור שאלה ותשובה לצורך שחזור סיסמא: כעת נוכל לבצע כניסה למערכת הניהול של MXLogic Security )להזכירכם בלינק: ) שינוי הגדרות ממשק הניהול כדי לשנות הגדרות כגון החלפת סיסמא, הגדרת אזור זמן והגדרות שירות נוספות נלחץ על הכפתור Setup בתפריט או על הכפתור here" "Click שבתחתית המסך: עמוד מספר 18

19 נקבל את המסך הבא: נוכל לשנות את הסיסמא ואת שאלת האבטחה שלנו )לשינוי סיסמא במקרה הצורך(. שימו לב: רצוי מאוד לשנות את שדה ה- Zone Time לזמן שלנו, כלומר +2.GMT כמו כן, נוכל לשנות את שפת הממשק )עברית לא נתמכת כרגע( ואת כמות הרשומות שיוצגו בעמוד אחד. בחלק התחתון נוכל להגדיר את תדירות שליחת דוח של מיילים שנחסמו על ידי המערכת בעקבות ספאם/וירוס. Report(.)Quarantine ניתן לבחור מבין התדירויות הקיימות. לא ניתן ליצור תדירויות חדשות. לבסוף נוכל לבחור את סוג הדוח שיישלח לדוגמא אם יכיל את כל הודעות המייל שנחסמו אי פעם או שיכיל רק את ההודעות שנחסמו מאז שליחת הדוח האחרון. עמוד מספר 19

20 לשמירת ההגדרות יש ללחוץ על Save בצד ימין עליון של המסך. עמוד מספר 21

21 ניהול דואר חסום mail( )Quarantined כדי לראות את תכולת Message Quarantine נלחץ על כפתור Quarantine בתפריט: כדי לשחרר מייל שנחסם אל התיבה שלנו נבחר במייל ונלחץ על.Release מייל זה יימחק מה- Quarantine ויישלח אל תיבת המייל שלכם: עמוד מספר 21

22 ניתן לקבוע כי מיילים הנשלחים מכתובת זו לא ייחסמו בעתיד על ידי בחירה במייל ולחיצה על :Always Allow כדי למחוק את המייל מה- Quarantine לחלוטין, נבחר במייל ונלחץ על :Delete עמוד מספר 22

23 ניהול רשימות Allow/Deny נוכל להגדיר רשימות שולחים בטוחים ושולחים מסוכנים. כתובת מייל או שם דומיין אשר נוסיף לרשימת ה- list Allow יעקפו את מערכת הסינון, כלומר לא ייבדקו על ידיה. לעומת זאת, כתובת מייל או שם דומיין אשר נוסיף לרשימת ה- list Deny ייחסמו אוטומטית. מיילים מכתובות אלו לעולם לא יגיעו אל תיבת המייל כל עוד הן מוגדרות ב- list.deny כדי לנהל את רשימות Allow/Deny נלחץ על כפתור Allow/Deny בתפריט: בשדה Add Entry נכניס כתובת מייל בודדת או שם דומיין )החלק שבא אחרי בכתובת המייל נקרא דומיין(. להוספה נלחץ על <<.Add עמוד מספר 23

24 הפעלת שירות Spam Experts Security שירות Spam Experts Security מספק הגנה נגד וירוסים וספאם לדואר אלקטרוני נכנס.)Inbound( שימו לב: קניית/שדרוג שירות Spam Experts Security מתבצע עבור דומיין אחד, כלומר התשלום הוא עבור דומיין אחד והרשיון כולל את כל התיבות תחת דומיין זה. אם מספר התיבות קטן/גדל התשלום קבוע ולא משתנה. בעת קניית השירות ולאחר יצירתו המערכת תפעילו באופן אוטומטי. רשומות ה- MX יווצרו באופן אוטומטי וניתן לראותן תחת שם הדומיין בתפריט.All Domain במידה וה- DNS שלכם מנוהל בשרתי ה- NS של טריפל סי אין צורך להוסיף על ההגדרות שהמערכת מגדירה באופן אוטומטי, ניתן להתחיל לעבוד. במידה וה- DNS שלכם מנוהל בשרתי NS חיצוניים יש ליצור את רשומות ה- MX באופן ידני שם. כדי לראות את הרשומות יש להכנס לתפריט All Domains )להוראות לחץ כאן(. את רשומות ה- MX הללו יש ליצור בשרתי ה- NS של הספק החיצוני, במידה ומנוהל על ידיו. ניהול שירות Spam Experts Security בחוצץ העליון יש ללחוץ על SpamExperts Integration ולאחר מכן יש ללחוץ על Domain Specific Settings ושם יש ללחוץ General ועל הלינק התחתון במסך: עמוד מספר 24

25 לאחר לחיצה על Login נקושר לפאנל הניהול של :Spam Experts Security עמוד מספר 25

26 תפריט Log Search יאפשר לנו לבצע חיפוש אחר מיילים שעברו בפילטר: עמוד מספר 26

27 נוכל לחפש לפי תאריך, שולח, נמען, כתובת IP של השרת השולח. תחת תפריט Spam Quarantine נוכל לראות רשימה של כל המיילים שנחסמו בפילטר אודות לספאם, וירוסים וכו': תחת התפריט On-demand report נוכל לקבוע את ההגדרות של דו"ח הסיכום אשר יישלח באופן אוטומטי ללקוח מהמערכת, בפרקי זמן שנבחרו: עמוד מספר 27

28 תפריטי White/Black Lists מאפשרים לנו להוסיף כתובות מייל/שמות דומיין לרשימות שולחים בטוחים/מסוכנים: Sender Whitelist כתובות מייל/דומיין שנוסיף לרשימה זו יורשו לשלוח ולא יעברו סינון לספאם/וירוסים. Recipient Whitelist כתובות מייל/דומיין שנוסיף לרשימה זו יורשו לקבל מייל מכל נמען. מיילים אלה לא יעברו סינון לספאם/וירוסים. Sender Blacklist כתובות מייל/דומיין שנוסיף לרשימה זו ייחסמו אוטומטית. Recipient Blacklist מיילים שיישלחו לכתובות מייל שנוסיף לרשימה זו ייחסמו אוטומטית. עמוד מספר 28

29 שימו לב: רשימת Sender מתייחסת לכתובות חיצוניות, ורשימת Recipient מתייחסת לכתובות מייל פנימיות של הלקוח. עמוד מספר 29

30 ניהול רשומות DNS כדי לנהל את רשומות ה- DNS שלנו נכנס ל- Domains :All במסך הבא נצטרך לבחור בדומיין שלנו: במסך הבא נלחץ על :DNS עמוד מספר 31

31 במסך הבא נלחץ על :DNS Records במסך הבא יתקבלו כל רשומות ה- DNS השייכות לדומיין זה: ניתן למחוק רשומות על ידי סימון X בצד שמאל של הרשומה ולחיצה על.Delete כדי להוסיף רשומות חדשות נלחץ על :Add New DNS Records עמוד מספר 31

32 במסך הבא נבחר איזו סוג של רשומה נרצה ליצור. ניתן לבחור בין האופציות הבאות: A, CNAME, NS, MX, SRV, TXT עמוד מספר 32

33 לאחר מכן נלחץ על,NEXT נמלא את השדות הנדרשים ונלחץ על.Finish הרשומות החדשות שיצרנו יתווספו לרשימה. לא ניתן לערוך רשומות קיימות. במקום זאת יש למחוק את הרשומה הקיימת וליצור אחת חדשה במקומה. עמוד מספר 33

34 יצירת והגדרת תיבות מייל לאחר שבחרנו ב- Subscription כפי שמוסבר כאן, נלחץ על חוצץ עליון.Exchange במסך הבא נלחץ על :Add new mailbox נקצה לתיבה שם תצוגה, כתובת מייל וסיסמא. להמשך נלחץ על :Next נקצה לתיבה גודל מקסימלי )שימו לב: הגודל המקסימלי המותר לתיבת דואר בודדת הינו 15(. GB לאחר מכן נבחר אילו נתיבי גישה נאפשר לתיבה זו: עמוד מספר 34

35 לאחר יצירה של תיבה נוכל להכנס אליה בלחיצה על שם התצוגה ולהגדיר לה מאפיינים נוספים: עמוד מספר 35

36 תחת הלשונית הראשונה,,General נוכל לראות פרטים על התיבה, כגון כתובת המייל, שם התצוגה, ואילו נתיבי גישה מאופשרים לתיבה. עמוד מספר 36

37 תחת לשונית Addresses נוכל להוסיף או לשנות את כתובת המייל של התיבה הנוכחית: תחת לשונית limits נוכל להגדיר את גודל התיבה limit( )Size ומאפיינים נוספים הקשורים להגבלות שליחה והתראה כאשר מגיעים לגג שהגדרנו: עמוד מספר 37

38 לסיום יש ללחוץ על.Submit תחת לשונית Forwarding )"עקוב אחריי"( נוכל להגדיר כתובת אליה המיילים יועברו אוטומטית: לשונית member of מאפשרת לנו להוסיף את התיבה לרשימות תפוצה. לשם כף נכנס ללשונית זו ונלחץ על :Add to other lists עמוד מספר 38

39 לשונית permissions מאפשרת הקצאת הרשאות למשתמשים ורשימות תפוצה על התיבה. תחת לשונית זו ישנן שתי תת לשוניות permissions mailbox ו- permissions.send כל תיבה או רשימת תפוצה שנוסיף תחת הקטגוריה mailbox permissions תקבל הרשאות מלאות על התיבה. כל תיבה או רשימת תפוצה שנוסיף תחת send permissions תקבל הרשאה לשלוח מייל בשם בעל התיבה הנכחית. כדי לתת הרשאת full נלחץ על grant permission ונסמן את התיבות או רשימות התפוצה הרצויות: נבחר בתיבה הרצויה ונלחץ על.Submit עמוד מספר 39

40 נוכל לראות שתחת העמודה permissions התווספה ההרשאה :full access הרשאות Send as / Send on behalf כדי לתת הרשאת send as לתיבה נלחץ על send permissions ואז על.grant permissions תופיע לנו רשימה עם משתמשים ורשימות התפוצה שבארגון. לכל אחד מהם נוכל לבחור מתוך הרשימה את ההרשאה הרצוייה. כפי שניתן לראות ישנה בחירה בין הרשאת send as וbehalf.send on ההבדל בין השתיים מתבטא בתכולת השדה ה"מאת" או."From" במקרה של send as הנמען יראה בשדה זה את השם של המשתמש עליו יש לנו הרשאות לשלוח בשמו ובמקרה של send on behalf יתווסף השם של השולח המקורי והמילים.on behalf of לדוגמא אם למשה יש הרשאת send as על התיבה של דוד, כאשר משה ישלח מייל בשם דוד הנמען יראה בשדה ה- From את השם דוד בלבד. במידה ולמשה תהיה הרשאת send on behalf על התיבה של דוד, כאשר משה ישלח מייל בשם דוד הנמען יראה בשדה ה- From את הביטוי.david on behalf of moshe עמוד מספר 41

41 לסיום נלחץ על.submit עמוד מספר 41

42 עבודה עם אנשי קשר / Contacts ורשימת כתובות ארגונית List) (Global Address תחת הקטגוריה Contacts שנמצאת מתחת לתפריט הראשי,Exchange נוכל לנהל את אנשי הקשר הארגוניים. אנשי קשר שניצור כאן יופיעו ברשימת הכתובות הגלובלית של הארגון, כלומר יהיו משותפים לכל משתמש בעל תיבת מייל בארגון. כדי ליצור Contact חדש, נכנס לתפריט :Contacts נלחץ על :Add new contact נקצה לו Alias )שם קיצור(, Display name )שם תצוגה( ונזין את כתובת המייל של איש הקשר. עמוד מספר 42

43 מיילים שישלחו לכתובת המייל הפנימית יועברו אוטומטית לכתובת המייל החיצונית של איש הקשר. את כל אנשי הקשר נוכל לראות באווטלוק בתוך ה- book :Address עמוד מספר 43

44 אם נפתח מייל חדש ונלחץ על הכפתור "אל" או "To" נקבל את הרשימה אותה הרשימה: עמוד מספר 44

45 הוספת אנשי קשר מאפשרת לנו גם למצוא בקלות את איש הקשר באווטלוק בעזרת לחיצה על Ctrl + k במסך יצירת מייל חדש. עמוד מספר 45

46 כדי להגדיר איזו רשימת Address book תופיע באופן דיפולטיבי כאשר נכנסים לחלון של ה- Address book נפעל לפי ההסברים כאן. עבודה עם רשימות תפוצה / lists Distribution רשימות תפוצה מאפשרות ליצור קבוצות ולהכניס אליהם כתובות מייל של אנשים בעלי מכנה משותף מסויים. לקבוצה מקצים כתובת מייל, ובכל בפעם שנשלח מייל אל כתובת זו יתקבל עותק שלו אצל כל מן החברים בקבוצה. כדי ליצור רשימות תפוצה חדשה נכנס לתפריט Distribution lists ונלחץ על Add new distribution :list נקצה לה Alias )שם קיצור(, Display name )שם תצוגה( ונבחר את כתובת המייל של הקבוצה. אם נסמן V בשדה Show in address book הכתובת של הרשימה תופיע ברשימת הכתובות המשותפת של כל חברי הארגון. עמוד מספר 46

47 לאחר לחיצה על Submit נקבל את המסך הבא, שם נוכל לראות את כל הרשימות התפוצה הקיימות: כדי להוסיף חברים / members לקבוצה, נבחר בקבוצה הרצוייה, נכנס ללשונית Members ונלחץ על :Add new member עמוד מספר 47

48 תחת לשונית Security ולאחר לחיצה על Edit ניתן לשנות את הרשאות השליחה לקבוצה כמו שהוגדר בתהליך יצירת רשימת התפוצה: עמוד מספר 48

49 תחת לשונית addresses ניתן לראות את כתובת המייל הראשית של הקבוצה. ניתן גם להוסיף כתובת מייל נוספת על ידי לחיצה על.Add new address ניתן לקבוע מי מבין הכתובות היא הכתובת הראשית address( )Primary על ידי לחיצה על הכפתור Change ובחירה בכתובת הרצויה. המשמעות של הכתובת הראשית היא שכאשר נעשה Reply למייל שהגיע מרשימת התפוצה תופיע כתובת זו בשדה "אל" או "To" של מייל התגובה. :Add new address עמוד מספר 49

50 :Change primary address נוכל להוסיף רשימות תפוצה כחברות ברשימות תפוצה אחרות. לשם כך נכנס ללשונית Member of ונלחץ על :Add to other lists נסמן ב- X את רשימת התפוצה הרצוייה ונלחץ על Submit לשונית Permissions מאפשרת להקצות הרשאות Send as / Send on behalf על רשימת התפוצה. להסבר מפורט על ההבדל בין שתי ההרשאות וכיצד להקצות אותם למשתמשים יש ללחוץ כאן. עמוד מספר 51

51 תיקיות ציבוריות / Folders Public Public Folder היא תיבת דואר משותפת בה ניתן לאחסן מיילים וקבצים משותפים למספר חברים בארגון. ניתן להכיל על תיבה זו הרשאות גישה. לדוגמא ניתן להקצות לחבר אחד הרשאות קריאה בלבד על התיקיה ולחבר אחר הרשאות קריאה וכתיבה. כדי ליצור Public folder חדש יש לגשת לחוצץ עליון Exchange וללחוץ בתפריט המשני על חוצץ.Public Folders ולאחר מכן ללחוץ על More Servicse :Add new public folder במסך הבא נקצה לתיקייה הציבורית שם, נבחר בגודל המקסימלי הרצוי )שימו לב: נפח מקסימלי של תיקייה ציבורית יכול להגיע עד ל- MB 30(, נבחר בהרשאה הדיפולטית על התיקייה )כלומר זו ההרשאה שיקבלו כל החברים בארגון על התיקיה אלא אם כן הוקצו הרשאות נוספות חזקות יותר לחברים אלה(. נוכל לשלוח פריטים אל התיקייה הציבורית במהירות על ידי הקצאת כתובת מייל לתיקייה זו. כל מייל וקובץ שנשלח לכתובת זו יופיע תחת התיקייה הציבורית. לשם הפעלת אופציה זו נסמן V בשדה Mail.Enabled אחרי הסימון ייפתחו עוד כמה שדות נוספים. בשדה address נכניס את כתובת המייל הרצויה. לאחר מכן נבחר האם הכתובת תופיע בספר הכתובות הארגוני המשותף על ידי סימון V בשדה.Show in address book לבסוף נבחר האם התיקייה הציבורית תהיה פנימית לשימוש חברי הארגון בלבד או שתהיה ציבורית, כלומר מי מורשה לשלוח מייל לכתובת המייל של תיקייה ציבורית זו. ניתן לבחור בין שתי האופציות הבאות: Everyone כולם יכולים לשלוח מייל לכתובת זו. אנשים מחוץ לארגון ואנשים מתוכו. Organization רק חברים בארגון יכולים לשלוח מייל לכתובת זו. עמוד מספר 51

52 בצילום המסך הבא ניתן לראות את האופציות האפשריות לבחירת ההרשאות הדיפולטיות ( Default )Role לכל חברי הארגון על התיקייה הציבורית: None אין הרשאות כלל )המשתמש יוכל לראות את התיקייה הציבורית אך לא יוכל להכנס אליה(. Reviewer הרשאת קריאה בלבד. Contributor הרשאה לכתיבה בלבד )לא כולל הרשאת קריאה!(. Non-Editing Author הרשאת קריאה + כתיבה. Author הרשאת קריאה + כתיבה + עריכה + מחיקה לפריטים שהמשתמש Owner עליהם Owner( משמע נוצרו על ידי אותו משתמש ולא על ידי משתמש אחר(. כלומר לא ניתן לערוך ולמחוק פריטים אשר נוצרו על ידי משתמשים אחרים. Editor הרשאת קריאה + כתיבה + עריכה + מחיקה על כל הפריטים הקיימים בתיקייה. כולל פריטים שנוצרו על ידי משתמשים אחרים. עמוד מספר 52

53 לסיום נלחץ על.Finish ניתן לגשת לתיקיות הציבוריות דרך ה- OWA או דרך האווטלוק. באווטלוק נלחץ על הכפתור שנראה כמו תיקייה: כעת יופיע עץ התיקיות של תיקיות ציבוריות / Folders :Public עמוד מספר 53

54 נפתח את העץ הראשי ואת שתי התיקיות שמתחתיו folders( All public ואז. P00( ונגיע לתיקייה הציבורית שיצרנו: עמוד מספר 54

55 כניסה לתיבת הדואר דרך Access) OWA (Outlook Web ניתן לגשת לתיבת הדואר גם דרך דפדפן אינטרנט, מכל מקום בעולם בעל קישוריות לאינטרנט. תחת תפריט משני יש ללחות על MailBoxes ואז ללחוץ על אחת התיבות ובסוף העמוד נמצא את הלינק המקשר ל- OWA :)Outlook Web Access( בקישור שיפתח יש להכניס את כתובת המייל המלאה ואת הסיסמא הרלוונטית: כעת ניתן לעבוד על תיבת המייל מכל מקום בעולם וללא תוכנת הoutlook. עמוד מספר 55

56 הגדרת סנכרון Active sync לטלפונים חכמים ניתן לסנכרן פרטי מייל, לוח שנה ואנשי קשר אל הטלפון החכם. כל סוגי הטלפונים החכמים נתמכים. שימו לב: בטלפונים מסוג Blackberry ניתן לסנכרן מיילים בלבד )ללא אנשי קשר ולוח שנה(. הגדרת סנכרון ל- iphone : נכנס לתפריט "הגדרות" באייפון שלנו: במסך הבא נבחר ב-"הוסף חשבון..." במסך הבא נבחר באופציה הראשונה Exchange" :"Microsoft עמוד מספר 56

57 במסך הבא נזין את הפרטים הבאים: דוא"ל )כתובת המייל המלאה שלנו(, שם משתמש )גם כאן כתובת המייל המלאה( וסיסמא. אין צורך להזין את השדות "דומיין" ו"תיאור". לאחר שהזנו את כל הנתונים נלחץ על הבא: נחכה בסבלנות עד שהנתונים יאומתו מול השרת: נשים לב שהתווספה לנו שורה בשם "שרת". זהו השרת ממנו האייפון ייסתנכרן. נלחץ על "הבא": עמוד מספר 57

58 במסך הבא נבחר בפריטים אותם נרצה לסנכרן ונלחץ על "שמור": נקבל את המסך הבא. נלחץ על הכפתור העגול בתחתית האייפון כדי לצאת חזרה למסך הראשי. כעת נלחץ על :"Mail" עמוד מספר 58

59 נקבל את המסך הבא. נבחר בתיבה שלנו: כעת נוכל לראות את כל המיילים שיש בתיבה שלנו: אם נחזור למסך הקודם נוכל להכנס להגדרות החשבון בשנית וכעת יופיעו לנו שני פרמטרים נוספים שנוכל להגדיר אשר לא הופיע שם בזמן הגדרת החשבון: עמוד מספר 59

60 נקבל את המסך הבא, שימו לב לשתי ההגדרות החדשות שבחלק התחתון של המסך: ימים לסנכרון דוא"ל כאן נקבע את כמות המידע שתסתנכרן. למשל ניתן לסנכרן מיילים מאותו יום בלבד, 0 ימים אחורה, שבוע אחורה ואת כל המיילים מכל הזמנים )בעזרת האופציה "ללא הגבלה"( תיקיות דוא"ל ל"דחיפה" כאן נוכל לקבוע איזה תיקיות לסנכרן לאייפון. לדוגמא בצילום מסך הבא מאופשר סנכרון רק ל- Inbox : עמוד מספר 61

61 הגדרת מכשירי Android ניתן לראות את ההגדרות לכל המכשירים כשנכנסים בפאנל הניהול לתיבה בממשק של הלקוח ותחת ActiveSync לוחצים View setup info 1. לוחצים על Mail בתפריט הראשי עמוד מספר 61

62 0. מכניסים כתובת מייל וסיסמה של התיבה ולוחצים Next.0 בוחרים Exchange עמוד מספר 62

63 -Domain\Username מכניסים services\ ואת השם כפי שמופיע בממשק הניהול, כשנכנסים לתיבה תחת name Windows domain\user -Password הסיסמה של התיבה Next ולוחצים exchange.ccccloud.com מכניסים את שם השרת -Server.9 0. לאשר את הבקשה עמוד מספר 63

64 הגדרות אופציונליות (Automatic אפשרויות (Push)/Never/Every 5 -Inbox checking frequency.a minutes) minutes/every 10 minutes/every 15minutes/Every 30 מומלץ להשאיר על Automatic (Push) (One day/three days/one week/two weeks/one אפשרויות -Amount to synchronize.b month) Yes/No -Sent from this account by default.c Yes/No -Notify me when arrives.d Yes/No -Sync contacts from this account.e Next ללחוץ.f.7 עמוד מספר 64

65 6. מכניסים שם לחשבון )לא חובה( וללחצים Done 8. מאשרים את הבקשה על ידי לחיצה על Activate וסימנו. עמוד מספר 65

66 Shift + שחזור פריטים שנמחקו מתיקיית פריטים שנמחקו / Items Deleted במידה ומחקנו מייל, פגישה או איש קשר בשוגג מתיקיית פריטים שנמחקו )או בעזרת,)delete ניתן לשחזרו עד 19 יום לאחר שנמחק. כדי לשחזר פריט כזה נכנס באווטלוק לתיקייה פריטים שנמחקו / items.deleted :Outlook 2007 לאחר מכן נלחץ על Tools בסרגל הכלים העליון, ונבחר ב- items :Recover deleted :Outlook 2010 לאחר מכן נלחץ על הלשונית Folder ואז נבחר ב- items :Recover deleted עמוד מספר 66

67 בחלון שייפתח נבחר את הפריט שברצוננו לשחזר ונלחץ על האייקון. במידה ונרצה לשחזר את כל הפריטים שברשימה זו נלחץ על האייקון. אם נרצה למחוק את הפריטים שברשימה לצמיתות ללא יכולת לשחזרם שנית נלחץ על האייקון בצורת X. פריטים ששוחזרו יחזרו להופיע בתיקיית פריטים שנמחקו. הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange עם Autodiscover הערה: במידה והחיבור האוטומטי לא מצליח )מתקבלת הודעת שגיאה אחרי לחיצה על Next בשלב מספר 7( יש לנסות להגדיר חיבור ידנית )לחץ כאן להגדרת חיבור באופן ידני(. יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצג פרופילים Profiles( )Show עמוד מספר 67

68 9. לוחצים על הוסף )Add( 0. בוחרים שם עבור הפרופיל. עמוד מספר 68

69 ממלאים את הפרטים הבאים: שם מלא. a..exchange כתובת אימייל של תיבת ה b. פעמיים סיסמא. c..7 עמוד מספר 69

70 6. לוחצים "כן" בהודעת האזהרה שקופצת. 8. בהודעה שקופצת מסמנים "אל תשאל עבור אתר זה שוב" ולוחצים "אפשר". 4. מזינים את כתובת המייל של תיבת ה Exchange ואת הסיסמא. עמוד מספר 71

71 15. לוחצים סיום ומפעילים את האוטלוק. עמוד מספר 71

72 עמוד מספר 72

73 הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת - Exchange 2010 ידני יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצגת פרופילים Profiles( )Show לוחצים על הוסף )Add( עמוד מספר 73

74 0. בוחרים שם עבור הפרופיל..7 נסמן V ב- Manualy configure server settings or additional server types ונלחץ על הבא. עמוד מספר 74

75 עמוד מספר 75

76 6. נבחר באופציה השנייה Exchange" "Microsoft ונלחץ על הבא. נקליד את שם השרת ואת שם המשתמש שלנו במקומות המתאימים ונלחץ על More.settings.8 עמוד מספר 76

77 4. בחלון שקפוץ יש ללחוץ על.OK 15. בחלון הבא יש ללחוץ על.Cancel עמוד מספר 77

78 .11 יש לבחור בלשונית "Connection" ולסמן V ב-" Connect to Microsoft exchange using."exchange proxy settings" לאחר מכן ללחוץ על,"HTTP 10. יש להזין את כתובת הURL : exchange.ccccloud.com ולבחור ב-" authentication."basic עמוד מספר 78

79 יש ללחוץ על OK פעמיים ואז על NEXT ולבסוף על.FINISH 10. מפעילים את הoutlook 19. מזינים את כתובת המייל המלאה והסיסמה ולוחצים על OK עמוד מספר 79

80 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange עם Autodiscover הערה: במידה והחיבור האוטומטי לא מצליח )מתקבלת הודעת שגיאה אחרי לחיצה על Next בשלב מספר 7( יש לנסות להגדיר חיבור ידנית )לחץ כאן להגדרת חיבור באופן ידני(. יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצג פרופילים Profiles( )Show לוחצים על הוסף )Add( עמוד מספר 81

81 0. בוחרים שם עבור הפרופיל. ממלאים את הפרטים הבאים: שם מלא. a..exchange כתובת אימייל של תיבת ה b. פעמיים סיסמא. c..7 עמוד מספר 81

82 עמוד מספר 82

83 6. מזינים את הסיסמא ולוחצים על OK 8. לוחצים סיום ומפעילים את האוטלוק. עמוד מספר 83

84 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange 2010 ידני יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצג פרופילים Profiles( )Show לוחצים על הוסף )Add( עמוד מספר 84

85 0. בוחרים שם עבור הפרופיל. בוחרים באופציה האחרונה, Manually configure server settings or additional server types ולוחצים על :NEXT עמוד מספר 85

86 .7 בוחרים באופציה השנייה, Microsoft exchange or compatible service ולוחצים על :NEXT עמוד מספר 86

87 מזינים את הנתונים הבאים במקומות המתאימים: במקום שרשום server רושמים: exchange.ccccloud.com במקום בו רשום user name מכניסים את כתובת המייל המלאה שלנו. לוחצים על more settings.6 א. ב. ג. עמוד מספר 87

88 עמוד מספר 88

89 בוחרים בלשונית Connection 8. מסמנים V ב- HTTP Connect to microsoft exchange using.4.15 לוחצים על Settings Exchange Proxy א. ב. 11. מזינים את הנתונים הבאים במקומות המתאימים: מימין ל-//: https רושמים: exchange.ccccloud.com בוחרים ב- authentication basic עמוד מספר 89

90 10. לוחצים על OK פעמיים 10. לוחצים על NEXT עמוד מספר 91

91 19. מזינים את הסיסמא ולוחצים על OK 10. לוחצים סיום ומפעילים את האוטלוק. עמוד מספר 91

92 עמוד מספר 92

93 הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת POP3/IMAP Exchange 2010 שימו לב: הגדרת פרופיל בתצורת POP3/IMAP מונעת שימוש באופציות מתקדמות של שרת ה- exchange כמו שיתוף יומנים, תיקיות ציבוריות ואנשי קשר ארגוניים. יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצגת פרופילים Profiles( )Show לוחצים על הוסף )Add( עמוד מספר 93

94 0. בוחרים שם עבור הפרופיל. עמוד מספר 94

95 .7 נסמן V ב- Manualy configure server settings or additional server types ונלחץ על הבא. עמוד מספר 95

96 6. בוחרים באופציה הראשונה, :internet .8 ד. ה. ו. ז. ח. ט. י. יא. מזינים את הנתונים הבאים במקומות המתאימים: תחת your name רושמים את שם התצוגה הרצוי תחת address רושמים את כתובת המייל המלאה ב- type account בוחרים בPOP3 או IMAP עדיף לבחור בIMAP כדי להשאיר עותק של המיילים בשרת ואפשור גישה אליהם מכל מקום. בחירה בPOP3 לא משאירה עותק של המיילים על השרת לאחר משיכתם על ידי האווטלוק ולכן לא ניתן לגשת אליהם ממקום אחר או מaccess Outlook web )גישה דרך הדפדפן(. תחת incoming server רושמים: exchange.ccccloud.com תחת outgoing server רושמים: pop.ccccloud.com תחת user name מכניסים את כתובת המייל המלאה שלנו. תחת password מכניסים את הסיסמא שלנו. לוחצים על more settings עמוד מספר 96

97 נכנסים ללשונית השנייה: Outgoing server ומסמנים ב- V את התיבה "My outgoing server.(smtp) requires authentication.4 עמוד מספר 97

98 15. בוחרים בלשונית Advanced ומשנים את הערך בשדה (SMTP) Outgoing server ל לוחצים על.OK עמוד מספר 98

99 .11 לוחצים על Test Account Settings עמוד מספר 99

100 מקבלים את התוצאה הבאה המצביעה על כל שהחשבון הוגדר כראוי: לוחצים על Close ואז על Next ולבסוף על.Finish 10. פותחים את ה- outlook ומתחילים לעבוד. עמוד מספר 111

101 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת POP3/IMAP Exchange 2010 שימו לב: הגדרת פרופיל בתצורת POP3/IMAP מונעת שימוש באופציות מתקדמות של שרת ה- exchange כמו שיתוף יומנים, תיקיות ציבוריות ואנשי קשר ארגוניים. יש לסגור את תוכנת ה Outlook במידה והיא פתוחה. יש להכנס להתחל -< לוח בקרה -< דואר )במידה ומערכת ההפעלה באנגלית )Start -> Control Panel -> Mail לוחצים על הצג פרופילים Profiles( )Show לוחצים על הוסף )Add( עמוד מספר 111

102 0. בוחרים שם עבור הפרופיל. בוחרים באופציה האחרונה, Manually configure server settings or additional server :types.7 עמוד מספר 112

103 6. בוחרים באופציה הראשונה, internet ולוחצים על.Next עמוד מספר 113

104 8. מזינים את הנתונים הבאים במקומות המתאימים: יב. תחת your name רושמים את שם התצוגה הרצוי יג. תחת address רושמים את כתובת המייל המלאה יד. ב- type account בוחרים בPOP3 או IMAP עדיף לבחור בIMAP כדי להשאיר עותק של המיילים בשרת ואפשור גישה אליהם מכל מקום. בחירה בPOP3 לא משאירה עותק של המיילים על השרת לאחר משיכתם על ידי האווטלוק ולכן לא ניתן לגשת אליהם ממקום אחר או מaccess Outlook web )גישה דרך הדפדפן(. טו. תחת incoming server רושמים: exchange.ccccloud.com טז. תחת outgoing server רושמים: pop.ccccloud.com יז. תחת user name מכניסים את כתובת המייל המלאה שלנו. יח. תחת password מכניסים את הסיסמא שלנו. יט. לוחצים על more settings עמוד מספר 114

105 נכנסים ללשונית השנייה: Outgoing server ומסמנים ב- V את התיבה "My outgoing server.(smtp) "requires authentication.4 עמוד מספר 115

106 15. בוחרים בלשונית Advanced ומשנים את הערך בשדה (SMTP) Outgoing server ל לוחצים על.OK עמוד מספר 116

107 עמוד מספר 117

108 .11 לוחצים על Test Account Settings מקבלים את התוצאה הבאה המצביעה על כל שהחשבון הוגדר כראוי: לוחצים על Close ואז על Next ולבסוף על.Finish 10. פותחים את ה- outlook ומתחילים לעבוד. עמוד מספר 118

109 הגדירו את הפרופיל בהתאם לגרסת האווטלוק שלכם בעזרת המדריכים הבאים. בהגיעכם למסך הזה, הורידו את ה- V מאופציית ה- Mode Use Cached Exchange והמשיכו בהוראות כרגיל. הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת - Exchange 2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת - Exchange 2010 ידני עמוד מספר 119

110 מיגרציה למידע )מיילים, אנשי קשר ולוח שנה( מפרופיל המייל הישן לשרת של טריפל סי בתהליך המעבר משרת המייל הישן לשרת המייל של טריפל סי נעביר את המידע )מיילים, אנשי קשר ולוח שנה( מהתיבה הישנה אל התיבה החדשה בשרת של טריפל סי. כאשר המידע יושב על השרת של טריפל סי ניתן לגשת אליו מכל מקום ומכל נתיב גישה מהמחשב האישי בבית, מהמחשב הנייד או ממחשב ציבורי ואפילו מהטלפונים הניידים הנתמכים. תהליך העברת המידע אל השרת נקרא מיגרציה. במדריך זה מפורטים הצעדים שיש לבצע על מנת להעתיק את המיילים, אנשי הקשר ולוח השנה מהמחשב האישי אל שרת המייל. שימו לב: מומלץ לבצע סדר בתיבת המייל הישנה לפני העברת המידע ולמחוק פריטים מיותרים. ככל שהתיבה תהיה קטנה יותר בנפחה כך יהיה פחות מידע להעביר דרך הרשת וזמן המיגרציה יכול לקטון משמעותית. חשוב: החלק האחרון של המיגרציה, בו מתבצעת העברת המידע אל השרת של טריפל סי, הוא החלק שיכול לקחת הכי הרבה זמן. אין יכולת לעבוד על האווטלוק עד שהפעולה תסתיים. המחשב עסוק בביצוע הפעולה ולכן גם העבודה על תוכניות אחרות יכולה להיות איטית יותר. לכן חשוב לבדוק מהו רוחב הפס בכיוון ה- upload ומה גודל התיבות כדי לחשב כמה זמן תיקח המיגרציה. במידה והגענו למסקנה שהמיגרציה תיקח שעות רבות, ישנה אופציה להעביר את המידע על דיסק חיצוני ישירות אל משרדי טריפל סי, ואנחנו נבצע עבורכם את העברת הנתונים אל השרת מתוך הרשת המהירה של חוות השרתים שלנו. במקרה כזה, בעת ההפעלה הראשונה של האווטלוק שלכם, ייתבצע סנכרון שלו אל מול השרת. כל המידע יירד אל המחשב ויישמר בקובץ מיוחד של האווטלוק 1( 3 GB( קחו בחשבון שסנכרון זה עלול לקחת דקות ספורות במידה והתיבה קטנה בגודלה.).ost( או שרוחב הפס שלכם גבוה יותר, אך יכול לקחת אפילו כמה שעות במידה והתיבה גדולה מאוד GB( 8-15( ורוחב הפס שלכם נמוך. מומלץ מאוד לבצע את הסנכרון בשלבים: להוריד כותרות קודם ורק לאחר מכן להוריד תוכן. להוראות כיצד להפעיל את אופציה זו לחצו כאן. בזמן הסנכרון לא ניתן לעבוד על האווטלוק, ורצוי לא לעבוד על המחשב כלל. ישנה אופציה לבטל את הסכנרון לקובץ ה- ost. על ידי הגדרת הפרופיל של האווטלוק ללא אופציית ה-" mode."cache אופצייה זו בעצם אחראית על הסנכרון של המידע מהשרת לאווטלוק ושמירת המידע בקובץ ה- ost. המשעמעות של הדבר היא עבודה מהירה יותר באווטלוק, משום שכאשר ניגש למייל האווטלוק ייחפש אותו בקובץ ה- ost שיושב על המחשב האישי. אם נבטל את אופציית ה- mode cache האווטלוק ייצטרך לעבור דרך ארוכה יותר: לפנות לשרת דרך האינטרנט, לבקש את המייל שבחרנו ולהוריד אותו אל האווטלוק. להוראות כיצד להגדיר פרופיל ללא cache mode לחצו כאן. בחלק הבא נסביר איך לבדוק מה גודל התיבה ואחריו מוצגת טבלת השוואה בין זמני המיגרציה התלויים בגדלים שונים של תיבות וחבילות גלישה. לפני שנתחיל בתהליך ההעברה, יש לבדוק שנפח התיבה בשרת גדול מספיק לכמות המידע שצריך להעביר אליה. לדוגמא, אם נפח התיבה בשרת הוא,5GB וגודל המידע שיש להעביר הוא,3GB אז ניתן לבצע את המיגרציה ללא כל בעיה. אך אם גודל המידע יהיה גדול מ- 5GB במקרה זה, יש להגדיל את נפח התיבה בשרת )נפח תיבה מקסימלי יכול להגיע עד ל- 15GB. ניתן להוסיף נפח לתיבה על עמוד מספר 111

111 חשבון תיבה אחרת( ורק לאחר מכן לבצע את המיגרציה. או לחילופין ניתן להחליט להעביר רק חלק מהמידע כך שיתאים בנפחו לנפח התיבה בשרת. איך נבדוק מה גודל התיבה שלנו? נכנס לאווטלוק ונסמן את ראש עץ התיקיות )בד"כ מוצג ככתובת המייל שלך( באופן הבא: נלחץ קליק ימני בעכבר על ראש עץ התיקיות ונבחר ב- Properties )האופציה האחרונה(: עמוד מספר 111

112 נלחץ על :Folder Size עמוד מספר 112

113 ייפתח בפנינו המסך הבא: עמוד מספר 113

114 נבחן את ערך ה- size.total זהו נפח התיבה שלנו. הערך מיוצג ביחידות מידה.KB כדי לדעת כמה זה שווה ב- GB נחלק את המספר ב לדוגמא: גודל התיבה בתצלום הזה הוא.KB כדי לדעת כמה זה ב- GB נחלק את ב ונקבל כלומר גודל התיבה הוא.GB 5.00 להלן טבלת מהירויות גלישה מול זמני העברת המידע המשוערים לגבי גדלים משתנים של תיבות: 10 Mb 0 שעות 6 שעות 11 שעות 17 שעות 05 שעות 8 Mb 0 שעות 8 שעות 19 שעות 00 שעות 08 שעות 5 Mb 0 שעות 10 שעות 00 שעות 00 שעות 99 שעות 2.5 Mb 15 שעות 08 שעות 96 שעות 85 שעות 155 שעות 1.5 Mb 10 שעות 90 שעות 60 שעות 105 שעות 105 שעות גודל תיבה/חבילת גלישה 1 GB 3 GB 5 GB 8 GB 10 GB לאחר שווידאנו כי גודל התיבה קטן מגודל התיבה שלנו בשרת של טריפל סי וזמן המיגרציה סביר, נוכל להתחיל במיגרציה. תהליך המיגרציה יכלול את השלבים הבאים: יצירת קובץ PST בחשבון הישן. העברת המיילים, אנשי הקשר ופרטי לוח השנה לקובץ ה- PST..1.0 עמוד מספר 114

115 הגדרת התיבה החדשה בפרופיל חדש. הגדרת קובץ ה- PST בפרופיל החדש והעברת המידע לתיבה בשרת של טריפל סי..0.9 תהליך המיגרציה במדריך זה מכסה מיגרציה באווטלוק 0556 ולאחר מכן באווטלוק עמוד מספר 115

116 מיגרציה באווטלוק יצירת קובץ PST בחשבון הישן כדי ליצור את קובץ ה- PST באווטלוק 0556 נלחץ על Outlook Data File --< new --< file נבחר האופציה הראשונה: (.pst) Office Outlook Personal Folders File נלחץ על.OK נשמור את הקובץ על שולחן העבודה ונקרא לו בשם שנבחר )לדוגמא: )backup.pst עמוד מספר 116

117 נלחץ על.OK במסך הבא נלחץ על :OK עמוד מספר 117

118 שימו לב שכעת יופיע לנו עץ תיקיות חדש באווטלוק בשם :Personal Folders עמוד מספר 118

119 0. העברת המיילים, אנשי הקשר ופרטי לוח השנה לקובץ ה- PST כעת נעתיק את המידע מהחשבון מייל הקודם אל קובץ ה- PST. כדי שנוכל לבצע את ההעתקה נצטרך להציג את כל עצי התיקיות באווטלוק. לשם כך נלחץ על האייקון בצורת תיקייה לפי צילום המסך הבא: לאחר הלחיצה על הכפתור הזה נוכל לשים לב כי עץ התיקיות התרחב וכעת ניתן לראות גם את תיקיית לוח שנה ותיקיית אנשי קשר: עמוד מספר 119

120 העתקת מיילים: נבחר בתיקייה הרצויה ונלחץ עליה. לדוגמא:.Inbox נלחץ קליק ימני בעכבר על התיקיה, ונבחר ב- "Inbox" Copy )או כל שם אחר שיש לתיקיה(. עמוד מספר 121

121 כעת נבחר לאן להעתיק את התוכן. נבחר בקובץ ה- Folders Personal שלנו: עמוד מספר 121

122 נלחץ על.OK בסוף התהליך נראה תיקיה חדשה בשם Inbox )או כל שם אחר( תחת עץ התיקיות Personal Folders כמו בצילום מסך הבא: עמוד מספר 122

123 רצוי להכנס לתוך התיקיה ולבדוק שאכן כל המיילים הועתקו אליה בהצלחה. שימו לב: אם יש תתי תיקיות מתחת ל- inbox )או כל שם אחר( ועשינו Copy לראש העץ, אז כל התיקיות שנמצאות מתחתיו יועתקו גם הן אוטומטית. שימו לב: התהליך יכול לקחת זמן וזה תלוי בגודל התיבה הקיימת ובחוזק המחשב. יש לקחת בחשבון שהאווטלוק לא יהיה זמין לעבודה בזמן זה, ויכול להיות שביצועי המחשב ייפגעו בזמן ההעתקה. עדיף בזמן זה לתת למחשב לעבוד ללא הפרעה. נבצע את הצעדים הללו לכל תיקייה שנרצה להעתיק, או לכל עץ תיקיות )להזכירכם, מספיק להעתיק את ראש עץ התיקיות כדי שכל התיקיות שמתחתיו יועתקו גם הם(. עמוד מספר 123

124 העתקת אנשי קשר: כעת נעתיק את אנשי הקשר מהתיבה הישנה אל קובץ ה- PST. נכנס אל אנשי הקשר שלנו. נלחץ קליק ימני בעכבר על אנשי הקשר ונבחר ב- " Contacts " :Copy שימו לב: אם תיקיית אנשי קשר לא מוצגת תחת עץ התיקיות הראשי של האווטלוק יש לבצע את הצעדים המפורטים כאן. כעת נבחר לאן להעתיק את התוכן. נבחר בקובץ ה- Folders Personal שלנו: נלחץ על.OK עמוד מספר 124

125 בסוף התהליך נראה תיקיה חדשה בשם "אנשי קשר" )או כל שם אחר( תחת עץ התיקיות Personal Folders כמו בצילום מסך הבא: רצוי להכנס לתוך התיקיה ולבדוק שאכן כל אנשי הקשר הועתקו אליה בהצלחה. העתקת פרטי לוח השנה: כעת נעתיק את לוח השנה שלנו אל קובץ ה- PST. נכנס אל לוח השנה שלנו. נלחץ קליק ימני בעכבר על לוח השנה ונבחר ב- " Calendar " :Copy שימו לב: אם תיקיית לוח השנה לא מוצגת תחת עץ התיקיות הראשי של האווטלוק יש לבצע את הצעדים המפורטים כאן. עמוד מספר 125

126 כעת נבחר לאן להעתיק את התוכן. נבחר בקובץ ה- Folders Personal שלנו: נלחץ על.OK עמוד מספר 126

127 בסוף התהליך נראה תיקיה חדשה בשם "לוח שנה" )או כל שם אחר( תחת עץ התיקיות Personal Folders כמו בצילום מסך הבא: רצוי להכנס לתוך התיקיה ולבדוק שאכן כל הפגישות הועתקו אליה בהצלחה. לאחר שהעתקנו את כל המידע )מיילים, אנשי קשר ולוח שנה( אל קובץ ה- PST, נוכל לעבור לשלבים 0 ו- 9 : הגדרת הפרופיל החדש לתיבה החדשה והעתקת המידע מקובץ ה- PST אל התיבה החדשה. 0. הגדרת התיבה החדשה בפרופיל חדש כדי להגדיר את הפרופיל החדש יש לבחור במדריך המתאים )ע"פ גרסאת האווטלוק וגרסאת שרת המייל( ולעקוב אחרי ההוראות המפורטות בו: הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת - Exchange 2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת - Exchange2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת POP3.IMAP - Exchange 2010 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת POP3.IMAP - Exchange 2010 עמוד מספר 127

128 שימו לב: לאחר הגדרת הפרופיל החדש וודאו כי הוא זה שיעלה כברירת מחדל ברגע הפעלת האווטלוק. יש להכנס ללוח הבקרה או Control panel במחשב, ואז ללחוץ על אייקון בשם "דואר" או."Mail" תפתח בפנינו החלונית הבאה: נבחר ב- Profiles :Show נסמן את העיגול השני מלמטה: profile" "Always use this ונבחר בשם של הפרופיל שיצרנו מקודם. נלחץ על.OK עמוד מספר 128

129 לאחר הגדרת הפרופיל החדש יש לחבר אליו את קובץ ה- PST שיצרנו קודם לכן עם כל המידע שכבר העברנו אליו. 9. הגדרת קובץ ה- PST בפרופיל החדש והעברת המידע יש לפתוח את האווטלוק. יש ללחוץ על תפריט Outlook Data File >-- Open >-- File נבחר בקובץ ה- PST שיצרנו ושמרנו על שולחן העבודה קודם לכן: עמוד מספר 129

130 נלחץ על.OK נוכל לראות את העץ החדש בשם Personal Folders שהתווסף באווטלוק: נלחץ על הכפתור + כדי להרחיב את העץ. כעת נעתיק את המידע מקובץ ה- PST לתיבה שלנו בשרת: עמוד מספר 131

131 העברת מיילים: יש להעתיק את המיילים באופן הבא: יש להכנס לתיקייה הרצויה בתוך ה- PST.)Personal Folders( המיילים יוצגו באמצע המסך. יש לבחור באחד מהמיילים וללחוץ על צמד המקשים "A."Ctrl + כל המיילים שבתיקייה יסומנו בכחול: כעת נלחץ על צמד המקשים Ctrl + C כדי להעתיק את כל המיילים האלו. עמוד מספר 131

132 כעת ננווט לתיקייה הרצויה בשרת אליה נרצה להעתיק את המיילים. לדוגמא:.Inbox נלחץ על התיקייה בכדי לסמן אותה, ולאחר מכן נלחץ על צד המקשים Ctrl + V כדי להתחיל בתהליך ההעתקה של המיילים שבחרנו קודם לכן. שימו לב: התהליך יכול לקחת זמן וזה תלוי בגודל התיבה הקיימת ובחוזק המחשב. יש לקחת בחשבון שהאווטלוק לא יהיה זמין לעבודה בזמן זה, ויכול להיות שביצועי המחשב ייפגעו בזמן ההעתקה. עדיף בזמן זה לתת למחשב לעבוד ללא הפרעה. עמוד מספר 132

133 לגבי תתי תיקיות - יש ליצור אותן מחדש תחת ה- inbox שלנו ולאחר מכן להעביר את המיילים באותה צורה. כדי ליצור תיקיה חדשה מתחת ל- inbox נקליק קליק ימני עם העכבר עליו, ונבחר ב-.New Folder נבחר שם לתיקייה ונלחץ על :OK עמוד מספר 133

134 התיקייה החדשה תופיע מתחת ל- inbox : כעת נוכל להעתיק ולהדביק את המיילים לתיקייה החדשה שיצרנו באותו אופן שהוסבר קודם לכן.)Ctrl + A, Ctrl + C, Ctrl + V( עמוד מספר 134

135 העברת אנשי הקשר: נלחץ על התיקייה "אנשי קשר" אשר נמצא תחת.personal folders במסך האמצעי יופיעו כל אנשי הקשר שלנו. נעמוד על אחד מהכרטיסיות של אנשי הקשר ונלחץ על.Ctrl + A כעת כל אנשי הקשר יסומנו לנו בכתום: עמוד מספר 135

136 עמוד מספר 136

137 לאחר מכן נלחץ על Ctrl + C כדי להעתיק אותם: לאחר מכן נלחץ על תיקיית "אנשי קשר" ונדביק את אנשי הקשר לשם על ידי לחיצה על Ctrl + V לאחר שהקלקנו על "אנשי קשר" בשרת: לאחר לחיצה על Ctrl + V נוכל לראות שכל אנשי הקשר הועתקו לשרת: עמוד מספר 137

138 העברת פרטי לוח שנה כדי להעביר את פרטי לוח השנה שלנו נכנס אל "לוח שנה" שנמצא תחת התיקייה.Personal Folders כעת נלחץ על View בתפריט הראשי ואז נחבר ב- view current ובסוף נבחר ב- appointments.all עמוד מספר 138

139 נקבל את המסך הבא המציג רשימה של כל הפגישות שלנו: כעת נסמן אחת מהפגישות בכחול על ידי לחיצה רגילה בעכבר עליו, ולאחר מכן נסמן את כל הפגישות על ידי לחיצה על.Ctrl + A כל הפגישות יצבעו בצבע כחול: עמוד מספר 139

140 כעת נעתיק את הפגישות על ידי לחיצה על.Ctrl + C עכשיו נעבור ללוח שנה שעל השרת ונעתיק את הפגישות אליו: נלחץ על "לוח שנה" כדי לעבור אליו: עמוד מספר 141

141 כעת נלחץ על.Ctrl + V פעולה זו תעתיק את כל הפגישות אל הלוח שנה שעל השרת. עמוד מספר 141

142 הפריטים החדשים בלוח השנה על השרת, לאחר ההעתקה: זהו בעצם סופו של תהליך המיגרציה. העתקנו את המיילים, אנשי הקשר ופרטי לוח השנה מהפרופיל הישן לפרופיל החדש המחובר לשרת המייל של טריפל סי. ניתן כעת להסיר את הקישור של קובץ הPST מהפרופיל החדש: ניגש אל תיבת דואר נכנס, נסמן את.Personal Folders נקליק עליו עם מקש העכבר הימני ונבחר ב- :Close personal folders עמוד מספר 142

143 כעת ניתן להתחיל לעבוד באופן שוטף על האווטלוק בפרופיל החדש, המחובר לשרת של טריפל סי. מומלץ לבצע את ההוראות המפורטות כאן כדי להגדיר את כתובות אנשי הקשר שלנו ב- Address.Book מיגרציה באווטלוק יצירת קובץ PST ב Outlook העברת המידע לקובץ PST נלחץ על Import >-- open >-- File נבחר באופציה Export to a file ונלחץ על.OK עמוד מספר 143

144 נבחר באופציה (.pst) Outlook Data File ונלחץ על.Next נבחר בראש העץ כדי להעתיק את כל המידע שנמצא תחתיו אל קובץ ה- PST. נשים לב כי יש V ב-.Next ונלחץ על Include subfolders עמוד מספר 144

145 נשמור את הקובץ בשולחן העבודה ונקרא לו בשם )לדוגמא: )backup.pst נלחץ על.Finish שימו לב: התהליך יכול לקחת זמן וזה תלוי בגודל התיבה הקיימת ובחוזק המחשב. יש לקחת בחשבון שהאווטלוק לא יהיה זמין לעבודה בזמן זה, ויכול להיות שביצועי המחשב ייפגעו בזמן ההעתקה. עדיף בזמן זה לתת למחשב לעבוד ללא הפרעה. לאחר שהעתקנו את כל המידע )מיילים, אנשי קשר ולוח שנה( אל קובץ ה- PST, נוכל לעבור לשלבים 0 ו- 9 : הגדרת הפרופיל החדש לתיבה החדשה והעתקת המידע מקובץ ה- PST אל התיבה החדשה. עמוד מספר 145

146 0. הגדרת התיבה החדשה בפרופיל חדש כדי להגדיר את הפרופיל החדש יש לבחור במדריך המתאים )ע"פ גרסאת האווטלוק וגרסאת שרת המייל( ולעקוב אחרי ההוראות המפורטות בו: הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת Exchange בעזרת autodiscover הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת - Exchange 2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת - Exchange2010 ידני הגדרת חיבור Outlook 2007 לשרת POP3.IMAP - Exchange 2010 הגדרת חיבור Outlook 2010 לשרת POP3.IMAP - Exchange 2010 שימו לב: לאחר הגדרת הפרופיל החדש וודאו כי הוא זה שיעלה כברירת מחדל ברגע הפעלת האווטלוק. יש להכנס ללוח הבקרה או Control panel במחשב, ואז ללחוץ על אייקון בשם "דואר" או."Mail" תפתח בפנינו החלונית הבאה: נבחר ב- Profiles :Show נסמן את העיגול השני מלמטה: profile" "Always use this ונבחר בשם של הפרופיל שיצרנו מקודם. עמוד מספר 146

147 נלחץ על.OK עמוד מספר 147

148 לאחר הגדרת הפרופיל החדש יש לחבר אליו את קובץ ה- PST שיצרנו קודם לכן עם כל המידע שכבר העברנו אליו. 9. הגדרת קובץ ה- PST בפרופיל החדש והעברת המידע יש לפתוח את האווטלוק. יש להכנס לתפריט File ואז לבחור ב- Open, ולבסוף לבחור ב- Import : יש לבחור באופציה file" "Import from another program or וללחוץ על.Next יש לבחור באופציה (.pst)" "Outlook Data File וללחוץ על.Next עמוד מספר 148

149 לבחור ב- Browse ולציין את הנתיב אל מיקום קובץ ה- PST. )בדוגמא שלנו שמרנו אותו על שולחן העבודה וקראנו לו בשם.)Backup.pst יש להשאיר את העיגול על האופציה הראשונה וללחוץ על.Next עמוד מספר 149

150 יש לבחור ב- File Outlook Data )קליק שמאלי בעכבר עליו יצבע אותו בכחול(. יש לסמן V ב- subfolders.include יש לבחור בעיגול התחתון מבין השניים in:" "Import items into the same folder ולבחור בפרופיל הרצוי )אליו יעבור המידע(. יש ללחוץ על.Finish תוצג בפנינו חלונית אשר תראה על התקדמות התהליך: נחכה בסבלנות עד שכל המידע יעבור. בסיום התהליך החלונית תיעלם. שימו לב: התהליך יכול לקחת זמן וזה תלוי בגודל התיבה הקיימת ובחוזק המחשב. יש לקחת בחשבון שהאווטלוק לא יהיה זמין לעבודה בזמן זה, ויכול להיות שביצועי המחשב ייפגעו בזמן ההעתקה. עדיף בזמן זה לתת למחשב לעבוד ללא הפרעה. כעת ניתן להתחיל לעבוד באופן שוטף על האווטלוק בפרופיל החדש, המחובר לשרת של טריפל סי. מומלץ לבצע את ההוראות המפורטות כאן כדי להגדיר את כתובות אנשי הקשר שלנו ב- Address.Book עמוד מספר 151

151 הגדרת Default Adress Book לפני תחילת העבודה השוטפת באווטלוק כדאי שנגדיר את ה- book Default Address שלנו. כאשר נלחץ על הכפתור מייל "חדש" או "New" ונבחר בכפתור "אל" או "To" תוצג בפנינו רשימת אנשי הקשר ממנה נוכל לבחור את איש הקשר המתאים לשליחת המייל. כדי להגדיר את הצגת אנשי הקשר שלנו באופן דיפולטיבי ברשימה זו יש לבצע את הפעולות הבאות: במסך הראשי של האווטלוק יש ללחוץ על האייקון בצורת ספר כתובות: ייפתח בפנינו החלון הבא: יש ללחוץ על Tools ולבחור ב- Options : עמוד מספר 151

152 יוצג בפנינו החלון הבא: יש לבחור בשדה הראשון first( )Show this address list את התיקייה שנקראת "אנשי קשר" או כל תיקייה אחרת אשר נרצה שתופיע באופן דיפולטי כאשר פותחים את ה- book :Address עמוד מספר 152

153 יש ללחוץ על,OK ולסגור את החלון שמתחתיו. עמוד מספר 153

154 כעת אם נפתח מייל חדש ונלחץ על הכפתור "אל" או "To" נקבל את הרשימה של אנשי הקשר שלנו באופן דיפולטיבי: עמוד מספר 154

155 עמוד מספר 155

156 הפעלת סנכרון )מהשרת אל האווטלוק( בשלבים במידה והעברנו את המידע מהתיבה הקודמת שלנו בדיסק חיצוני אל משרדי טריפל סי ובמידה ובחרנו לעבוד בתצורת Cached mode )מהי תצורת )?Cached mode נצטרך לבצע סנכרון של המידע מהשרת אל האווטלוק. סנכרון זה מתבצע אוטומטית בעת הפעלת האווטלוק. הסנכרון בשלבים כולל בשלב ראשון את הורדת כותרות המייל בלבד, מה שמאפשר כבר לראות את המייל בתיבה אך עדיין לא ניתן לקרוא מה יש בגוף המייל. לאחר שירדו כל הכותרות של כל המיילים יתחיל השלב השני בו יירד המידע היותר כבד תוכן המייל )כולל.)attachements כדי להפעיל את אופציית הסנכרון בשלבים יש להפעיל את האווטלוק ולעקוב אחר ההוראות הבאות: :Outlook 2007 תחילה יש להכנס לנתיב הבא: Tools > Send/Receive > Send/Receive Settings > Define Send/Receive Groups בחלון הבא יש ללחוץ על :Edit עמוד מספר 156

157 במסך הבא יש לבחור ב- Inbox : לאחר הבחירה ב- Inbox יופיעו האפשרויות שאפשר להגדיר מצד ימין. יש לסמן V בשדה Download.only headers for items larger than להשאיר את הערך על 05. יש לבצע את אותה הפעולה עבור התיקיות:.Deleted Items, Sent Items, Outbox, Drafts, Junk- לסיום יש ללחוץ על OK ואז על.Close לאחר שהאווטלוק סיים לסנכרן את כל המיילים )נדע זאת על ידי החיווי בשורת המצב התחתונה שבאווטלוק "כל התיקיות מעודכנות" או date" )"All folders are up to נבצע את הפעולה בשנית רק שהפעם נוריד את ה- V מכל המקומות שבהם הוספנו אותו כדי לאפשר לאווטלוק להתחיל להוריד את כל תוכן המיילים הכבדים. עמוד מספר 157

158 :Outlook 2010 יש לבחור בלשונית :Send / Receive יש ללחוץ על Download Preferences ולבחור ב- Items :Download Headers and Then Full לאחר שהאווטלוק סיים לסנכרן את כל המיילים )נדע זאת על ידי החיווי בשורת המצב התחתונה שבאווטלוק "כל התיקיות מעודכנות" או date" )"All folders are up to נוכל להחזיר חזרה להגדרה המקורית של האווטלוק:.Download Full Items יצירת קשר אנו מודים לכם על שבחרתם בשירותי החברה, לשאלות נוספות, ניתן ליצור קשר לשירותי התמיכה של טריפל סי במספר *7995 או בכתובת המייל support@ccccloud.com תודה רבה! עמוד מספר 158